AI電話受付を導入する前に決めることつなぐ電話と、記録だけで済む電話

AI受付・AI電話公開日 2026年10月22日株式会社ネイティブクリエイション

まず、1週間ぶんの電話を書き出す

当社（株式会社ネイティブクリエイション）の代表電話には、いま AI コンシェルジュの「アイカ」が出ています。入れる前にやってよかったのは、1週間ほど、かかってきた電話を紙に書き出したことでした。誰から、何の用件で、結局誰が対応したか。それだけのメモです。

書き出してみると、電話はだいたい次のように分かれます。会社によって割合は違いますが、種類はそれほど変わりません。

いちばん下の「急ぎの電話」をどうするかは、最初に決めておいてください。AIは用件を聞き取ることはできますが、駆けつけることはできません。誰の携帯に、どの方法で知らせるかを決めて、AIの手順にもそのまま書いておきます。

転送するか、受けて記録するか

AI電話受付の使い方は、大きく二通りあります。

ひとつは、AIが用件を聞いたうえで担当者の電話に転送する使い方。もうひとつは、転送はせずに用件と連絡先を聞き取って記録し、担当者にチャットやメールで知らせ、担当者が折り返す使い方です。

当社は後者にしています。担当者が会議中や作業中でも電話に割り込まれず、内容を読んでから折り返せるからです。かけた側も、保留音を聞きながら待たされることがありません。

ただ、すべての会社に後者が合うわけではありません。予約の受付のように、その場で人が答えたほうが早い電話が多い職場なら、転送を残したほうがいい。迷ったら、まず「受けて記録して知らせる」だけで始めて、転送が必要な電話の種類が見えてから足すほうが、設定を何度も作り直さずに済みます。

営業の電話はどう扱うか

AIを代表電話に入れていちばん変わったと感じているのは、営業の電話に時間を取られなくなったことです。

以前は、電話に出て、名乗ってもらい、用件が営業の案内だとわかるまでに数分かかっていました。断るにも気を遣います。いまはアイカが用件を聞き、営業の案内だとわかった時点で「担当者から必要があればご連絡します」と伝えて終わります。記録は残るので、本当に必要な案内だったときは、こちらから連絡できます。

ここで気をつけたいのは、営業の電話と新しい相談の区別です。「御社のサービスについて伺いたい」と言いながら営業の電話だったり、逆に、営業っぽい話し方のお客様だったりすることもあります。当社では、AIには用件を聞いてもらうところまでにして、つなぐかどうかの判断が難しいものは記録して人が見る、という形にしています。最初から厳しく断る設定にすると、問い合わせまで取りこぼすおそれがあるからです。

聞き取る項目は、少なくていい

AIに聞き取らせる項目は、多いほど丁寧に見えますが、かけた側にとっては手間です。電話口で住所や担当部署まで細かく聞かれると、途中で切られてしまいます。

折り返しに必要なのは、だいたい次の4つです。

• お名前と会社名
• 折り返しの電話番号
• 用件（ひとこと）
• 急ぎかどうか、折り返してほしい時間帯

電話番号は、聞き取ったあとにAIが読み上げて確認する手順を入れておきます。数字の聞き間違いは、折り返せないという一番困る失敗につながるからです。

読み間違いと聞き間違いに備える

AIが話す内容は、文字で読むと正しくても、声にすると間違えることがあります。当社でも、所在地の「平河町（ひらかわちょう）」を違う読み方で読んでしまったことがありました。

会社名、地名、製品名、人の名前。このあたりは、入れる前に一度、実際に電話をかけて読み上げを聞いてみてください。読みを登録して直せるかどうかも、製品を選ぶときに確かめておくところです。

聞き間違いのほうは、AIだけで防ぎきるのは難しいです。だから聞き取った内容を読み上げて確認し、通知には会話の記録もそのまま付けておきます。要約だけだと、元の言い回しがわからなくなるからです。

通知はどこに送るか

聞き取った内容の送り先は、担当者がふだん見ている場所にします。社内のチャット（Slack など）、LINE、メール。新しく専用の画面を見に行く運用は、ほぼ続きません。

当社では、電話が終わるとチャットに「誰から・何の用件で・急ぎかどうか」の要約と、会話の記録が届きます。担当者はそれを読んで折り返すだけです。夜間や休日にかかってきた電話も、翌朝その一覧から順に対応できます。

通知のチャンネルを分けるかどうかは、電話の量で決めればいいと思います。量が少ないうちは1つにまとめて、全員が見られるようにしておいたほうが取りこぼしがありません。

電話番号はどうするか

いま使っている代表番号を変える必要はありません。多くの製品で、今の番号からAIの番号へ転送する形で使えます。名刺やWebサイトに載っている番号をそのまま使えるので、取引先に知らせ直す手間もありません。

新しく番号を取って、問い合わせ専用にする方法もあります。Webサイトの問い合わせ用に別の番号を出しておけば、どこから来た電話かがわかります。

費用の見方

AI電話受付の費用は、月額の基本料金に、一定の通話時間が含まれている形が多いです。比べるときは、月額だけでなく、含まれている通話時間と、超えたときの1分あたりの料金を見ます。

自社の場合にいくらになるかは、書き出した電話のメモから見積もれます。1か月に受ける電話の件数に、1件あたりの通話時間（用件を聞いて記録するだけなら、多くは数分です）を掛ければ、おおよその通話時間が出ます。営業の電話も件数に入れておいてください。AIが出る以上、その時間も通話時間になります。

もうひとつ見ておきたいのは、同時に何本の電話を受けられるかです。電話が重なりやすい時間帯がある会社では、話し中で取りこぼさないかを確かめておきます。

最初の1か月でやること

入れてすぐは、AIの応答と通知を毎日読みます。聞き取りがうまくいかなかった電話、答えに詰まった質問、読み間違いが見つかったら、その都度、AIの知識や手順を直していきます。

当社が最初の1か月半で直したことは、note に書いています。AI電話応対を自社の代表電話に入れてみた。最初の1か月半で直したこと

読んで気になったことは、AICA にそのまま聞けます

お名前も連絡先も入力はいりません。声でも文字でも話せます。導入の相談になりそうなら、AICA が担当者につなぎます。

AICA と話してみる 電話で話す 050-1725-2350

よくある質問

AI電話受付を入れると、電話に出る人はいなくなりますか？

いなくなりません。AIが受け持つのは、用件の聞き取り、決まった答えのある質問への回答、営業の電話の受付です。急ぎの電話への対応や、込み入った相談、最終的な判断は人が受け持ちます。人が電話に割り込まれる回数が減る、と考えるのが近いです。

今の代表番号のまま使えますか？

多くの場合は使えます。今の番号からAIの番号へ転送する設定にすれば、名刺やWebサイトの番号を変えずに始められます。どの番号からどう転送できるかは、使っている電話回線のサービスによって変わるので、契約している回線の窓口でも確かめてください。

営業の電話は、AIが全部断ってくれますか？

断る設定にはできますが、最初から厳しく断るのはおすすめしません。営業の電話と新しいお客様からの相談は、言い回しだけでは区別しにくいことがあるからです。用件を聞いて記録だけ残し、つなぐかどうかの判断が難しいものは人が見る、という形で始めると取りこぼしがありません。

導入にはどれくらいの期間がかかりますか？

製品と、どこまで作り込むかによります。会社の概要とよくある質問を覚えさせ、聞き取りと通知の手順を決めるだけなら、短い期間で始められます。予約システムなど他のシステムとつなぐ場合は、その分の期間が必要です。当社の AICA Call は最短1週間で始められます。