展示会ブースの人手不足をAI受付で埋める説明員が残る仕事、AIに渡せる仕事

AI受付・AI電話公開日 2026年10月24日株式会社ネイティブクリエイション

ブースが空くのは、誰かが話し込んだとき

二人で出展したブースで、一人が来場者と製品の細かい話を始めたとします。もう一人は別の来場者と名刺を交換して、資料を渡している。その数分のあいだ、通路側には誰も立っていません。前を通る人は、中で誰かが話し込んでいるのを見ると、声をかけずに通り過ぎていきます。

人手不足というと人数の話に聞こえますが、ブースで起きているのは「通路に立てる人がいない時間」の問題です。昼食の交代で一人抜けた時間や、近くの講演が終わって通路が急に混む時間も同じです。

説明員を一人増やせば、この時間は埋まります。ただ、会期ごとに製品を一から覚えてもらう手間がかかりますし、ようやく説明に慣れたころには会期が終わっている。AIに渡して効くのは、まさにこの空白の時間です。

説明員が残る仕事、AIに渡せる仕事

ブースの仕事を細かく分けると、だいたい次のようになります。

線を引くときの目安は、その答えが資料に書いてあるかどうかです。書いてあることはAIが話せます。書いていないこと、たとえば「うちの工場のこのラインにも入りますか」には、聞いた側の事情を知らないと答えられません。そういう質問が出たら、AIは「担当者からご説明します」と人に渡す。それで十分です。

金額の扱いは先に決めておいてください。料金表に載っている価格を読み上げるのはかまいません。でも「このくらいの規模ならいくらですか」に幅を持たせて答えると、来場者はその場で約束されたと受け取ります。概算の話になったら人に回す、とAIの手順に書いておきます。

説明の原稿は、長さ違いで3本

展示会の来場者は、立ち止まる時間がばらばらです。通りがかりに数秒だけ画面を見る人もいれば、椅子に座ってじっくり聞く人もいます。だから説明の原稿は、同じ内容で長さの違うものを用意しておくと使いやすい。

いちばん短いものは、製品が誰の何を楽にするかを一、二文で。ふつうの長さのものは、特長と使う場面まで。長いものには、背景や使い方の例を足します。会場の混み具合や、画面をブースのどこに置くかで使い分けます。

原稿を作ったら、一度は声に出して聞いてください。文字で読むと正しくても、読み上げると間違える言葉があります。当社の代表電話に入れたAIは、所在地の「平河町（ひらかわちょう）」を違う読み方で読んでいました。製品名、社名、型番、数字は特に、読み上げで確かめておきたいところです。

会場は騒がしいので、声だけでは届かないことも多いです。読み上げに合わせて画面に字幕を出しておくと、音が聞こえない位置からでも内容が伝わります。音を出しにくい会場なら、字幕だけで伝わるように原稿を短めにしておく手もあります。

当社のAIコンシェルジュ「アイカ」の展示会モードでは、製品資料のPDFから説明の原稿を作り、長さの違う3種類を用意する形にしています。準備の流れは note に書きました。展示会ブースの呼び込みと説明を、AIアバターに任せる。資料のPDF1つで準備する方法

足を止めてもらう一言

呼び込みは「こんにちは、ご覧になっていきませんか」だけだと、なかなか人は止まりません。製品が誰のためのものかを一言で言ったほうが、関係のある人だけがちゃんと振り向きます。検品の装置なら「目視の検品、まだ手作業でやっていますか」のように、通る人の仕事の場面を言葉にします。

クイズに答えると景品が当たる、といった参加の仕掛けも、AIの画面と相性がいいです。答えてくれた時点で、もう会話が始まっているからです。そこから製品の説明につなげて、興味がありそうなら人に渡します。

人に渡す合図を決めておく

いちばん気まずいのは、AIが「担当者をお呼びします」と言ったのに、説明員が気づかないことです。来場者は画面の前でしばらく待って、そのまま帰ってしまいます。

なので、どの言葉が出たら人に渡すか（「詳しく聞きたい」「見積りがほしい」「担当の方と話したい」など）と、渡すときにどうやって人に知らせるかを、出展前に決めておきます。手元の端末に知らせが出るようにする。画面のすぐ横を説明員の立ち位置にする。AIに「青いジャケットのスタッフにお声がけください」と言わせる。会場とブースの広さで選べばいいと思います。

会話の記録は、1日目の夜に読んでください。来場者が実際に何を聞いたかが残っています。資料に書いていなかった質問が見つかったら、それを2日目の原稿に足す。人の説明員だと、この振り返りはなかなかできません。

AIが受けた連絡先と、説明員が受け取った名刺を、会期後にどこで一つの一覧にまとめるかも決めておきます。ここが曖昧だと、せっかくの記録がそれぞれの場所に散らばったままになります。

会場で困りやすいこと

正直なところ、会場でつまずくのはAIの中身より、置き方や通信のほうです。

会場のWi-Fiは、来場者が多い時間に混み合うことがあります。AIの受付は通信がないと話せないので、使える回線を事前に確かめ、別の手段も用意しておくと安心です。

モニターの高さと向きで、通路から見えるかどうかが大きく変わります。テーブルの上に置くと、前に人が立った瞬間に後ろから見えなくなる。設営の日に、通路を歩きながら一度見てみるのがいちばん確実です。

音も確かめておきたいところです。隣のブースとの距離が近い会場や、出展規定に音量の決まりがある展示会もあります。来場者の声をマイクで拾う場合は、騒がしい中でちゃんと聞き取れるか、設営のときに実際に話しかけて試しておきます。

置き方そのものは、大がかりにしなくても組めます。アイカの場合は、iPad 1台から外部モニターに別の画面を出し、大きな画面で呼び込みと説明を続けながら、手元のiPadで来場者の受付をする使い方ができます。

海外からの来場者が多いなら

多言語で話せるAIなら、英語や中国語の説明員を手配しなくても、最初の説明までは来場者の言葉でできます。ただ、商談に進んでからの話には、通訳か語学のできる担当者が必要です。どこまでをAIが外国語で受け持ち、どこから人に渡すかは、多言語の電話対応をAIで受けるときに決めておくことと考え方は同じです。

読んで気になったことは、AICA にそのまま聞けます

お名前も連絡先も入力はいりません。声でも文字でも話せます。導入の相談になりそうなら、AICA が担当者につなぎます。

AICA と話してみる 電話で話す 050-1725-2350

よくある質問

展示会のブースを、AIだけの無人にできますか？

呼び込みと製品の説明は、人がいなくてもAIが続けられます。ただ、商談や見積りの相談、機材のトラブルには人が必要なので、完全な無人より、説明員が少ない人数でも回せるようにする使い方が合っています。説明員が来場者と話し込んでいるあいだ、ブースの前を空けないための役割と考えると近いです。

準備にはどれくらい時間がかかりますか？

いちばん時間がかかるのは説明の原稿です。製品資料から原稿を作れる仕組みを使えば、人がやるのは原稿の確認と、数字や固有名詞の読み上げのチェックが中心になります。呼び込みの一言や、人に渡す合図を決める時間も見ておいてください。

騒がしい会場でも、来場者の声を聞き取れますか？

会場の騒がしさとマイクの位置によって変わります。設営のときに実際に話しかけて確かめておくのが確実です。AIの声のほうは、読み上げに合わせて画面に字幕を出しておけば、聞こえにくい位置からでも内容が伝わります。

来場者の連絡先は残せますか？

資料送付の希望などを受けて、連絡先を記録に残す使い方ができます。手元のタブレットで受付を受ける形にもできます。名刺で受け取ったものと会期後にどこでまとめるかは、出展前に決めておいてください。