商談の議事録をAIで残すときの注意聞き間違い・要約の盛りすぎ・共有のしかた
商談の議事録をAIで作ると、商談が終わって数分で、文字起こしと要約がそろいます。手で書いていたころに比べると、帰りの電車でメモを清書する時間はほとんどなくなりました。
ただ、そのままお客様や上司に送ると困る場所があります。金額や日付、名前の聞き間違い。お客様が言っていないことまで入ってしまう要約。それから、決まっていないことが「決定事項」として書かれること。この三つだけは、人の目で確かめてから出します。確かめるのに長い時間はいりません。見る場所が決まっていれば、5分で済みます。
まず、聞き間違いは数字と名前に出る
AIの文字起こしは、ふつうの会話ならかなり正確です。間違いが集まるのは、数字と固有名詞です。
「月額3万5千円」が「3万円」になる。「来月の15日」が「来月の5日」になる。お客様の会社の部署名や、担当者の名字が、よく似た別の漢字になる。製品名や業界の言葉が、ふつうの言葉に置き換わる。どれも、会話の流れとしては自然に読めてしまうので、さっと読むだけでは気づきません。
確かめ方は単純で、議事録の中の数字と名前にだけ印をつけて、ひとつずつ録音と照らします。全文を聞き返す必要はありません。数字が出てきたところの前後10秒を聞けば足ります。
社内でよく出る言葉（自社の製品名、よく扱う業界の言葉、お客様の社名）を、AIに覚えさせておける道具なら、先に登録しておくと間違いがかなり減ります。
要約は、言っていないことを足すことがある
正直、ここがいちばん気をつけたいところです。
AIの要約は、話の流れをきれいにまとめてくれます。そのかわり、会話の中ではあいまいだったことを、はっきりした言葉にしてしまうことがあります。お客様が「まあ、前向きに考えてみます」と言っただけなのに、要約では「導入に前向き」と書かれる。「予算はこれから相談します」が「予算は確保予定」になる。
営業の側から見ると、ちょっとうれしい方向にずれるので、見逃しやすいんですよね。でも、この要約が上司に上がれば見込みの読みがずれますし、お客様に送れば「そんなことは言っていない」と思われます。
要約の中で、お客様の気持ちや判断を書いている文（前向き、検討中、合意、了承）を見つけたら、その元になった発言を録音か文字起こしで探します。元の言葉が見つからない文は、元の言葉に近い書き方に直すか、消します。
読んで気になったことは、AICA にそのまま聞けます
お名前も連絡先も入力はいりません。声でも文字でも話せます。導入の相談になりそうなら、AICA が担当者につなぎます。
「決まったこと」と「宿題」を分けて書く
商談の議事録で、あとから読み返されるのは、ほとんどがこの二つです。
- 決まったこと（次回の日程、見積もりの条件、試してもらう範囲）
- 宿題（誰が、いつまでに、何をするか）
AIの要約は、話した順にまとめることが多く、決まったことと話題に出ただけのことが同じ段落に混ざりがちです。そこで、要約の最後に「決まったこと」「宿題」の欄を人が書き足します。AIに最初から分けて出させることもできますが、分けた結果はやはり確かめます。「来週お見積もりをお送りします」と言ったのが自分なのかお客様なのかを取り違えると、宿題の持ち主が逆になります。
まだ決まっていないことは、「未定」とはっきり書きます。「〇〇は次回までに社内で相談（お客様）」のように、誰の判断待ちかも書いておくと、次の商談の最初の一言が決まります。
お客様に送る前に、5分だけ
お客様に議事録を送る会社なら、送る前の確かめ方を決めておきます。うちのやり方は、だいたいこうです。
- 数字・日付・名前に印をつけて、録音と照らす
- 要約の中の「前向き」「合意」などの文に、元の発言があるか見る
- 決まったこと・宿題・未定を、人が書き足す
- 社内向けのメモ（お客様の印象、値引きの余地など）が混ざっていないか見る
4は意外と見落とします。AIは会話の中身をそのまままとめるので、商談のあとに同僚と話した内容まで同じ録音に入っていると、それも要約に出てきます。社内向けと社外向けは、別の文書にしておくほうが安全です。
送る文面には、全文の文字起こしは付けず、要約と決まったことだけにします。全文は言い間違いや雑談まで残っているので、お客様にとっても読みにくいものです。
録音の伝え方と、保存のしかた
AIで議事録を作るには、商談を録音することになります。お客様には、商談の最初に「記録のために録音してもよろしいですか」と一言伝えるのが、いちばん揉めません。断られたら、手でメモを取ります。録音をどう伝えるかや、録音をどこまで残してよいかは、会社のルールや取引先との約束、業界の決まりで変わります。迷うときは社内の担当や専門家に確認してから決めてください。
保存先も決めておきます。個人のスマホやパソコンに録音と議事録が散らばると、担当が替わったときに見つかりませんし、なくしたときに困ります。会社で決めた場所に、商談ごとにまとめて置く。誰が見てよいかも、そこで決めます。
議事録の録音は、振り返りにもそのまま使えます。商談の流れが変わった一言を探すやり方は、商談の振り返りのやり方に、録音をチームで共有するときの決めごとは、営業の通話録音を共有する前に決めることに書いています。
よくある質問
- AIの議事録は、そのままお客様に送っても大丈夫ですか
- そのままは送らないほうが安全です。金額・日付・名前の聞き間違いと、要約に入った「言っていないこと」を確かめてから送ります。見る場所を決めておけば、5分ほどで済みます。
- 文字起こしの全文は残しておくべきですか
- 社内には残しておくと、あとで「誰が何と言ったか」を確かめるときに役立ちます。お客様に送るのは要約と決まったことだけにして、全文は社内で決めた場所に保存します。保存してよい期間や、誰が見てよいかは社内のルールに合わせてください。
- 複数人の商談でも、話し手を分けて書けますか
- 多くの道具は話し手を聞き分けますが、声が似ている人や、同時に話した部分は取り違えることがあります。誰が言ったかが大事な発言（約束や条件）だけは、録音で確かめます。
- 議事録を作る時間が減った分、何に使えばいいですか
- 商談の振り返りに回すのがおすすめです。議事録ができた時点で、流れが変わった一言を一つ探し、次に言い直す一文を決める。議事録を作る10分が、振り返りの10分に変わります。
